ספטמבר לא מתחיל בספטמבר: מה לבדוק במערך הרישום שלכם בחודשיים הקרובים

יולי הוא החודש השקט של רוב המכללות ומרכזי ההכשרה. המחזורים של הקיץ רצים, הצוות מצומצם, וההנהלה עסוקה בתכנון: קטלוג קורסים, תקציב קמפיינים, דפי נחיתה. ואז מגיע ספטמבר, הקמפיין עולה, הלידים מתחילים לזרום, ובתוך שבוע מתברר שצוואר הבקבוק של שנה שעברה עדיין שם. יועצת הלימודים לא מספיקה לחזור לכולם, פניות מצטברות בוואטסאפ, ומי שנרשם ביום חמישי בערב מקבל טלפון ביום ראשון בצהריים. אם בכלל.

התכנון של רוב המכללות מתמקד בצד של הביקוש: כמה תקציב, אילו קהלים, איזה קריאייטיב. כמעט אף אחד לא מתכנן את צד ההיצע של המענה, כלומר מה קורה לליד מהרגע שהוא משאיר פרטים. וזה בדיוק הצד שקובע כמה מהתקציב הזה יהפוך לנרשמים.

המספרים שכדאי להכיר לפני שמתכננים תקציב

הנתונים על הקשר בין מהירות מענה לסגירה עקביים כבר שנים, ובתחום הלימודים הם חדים במיוחד. מחקרים בתחום ההשכלה מצאו שעד 78 אחוז מהמתעניינים נרשמים למוסד הראשון שחזר אליהם. לא הזול ביותר ולא היוקרתי ביותר. הראשון. במקביל, הסיכוי לתפוס ליד בטלפון בחמש הדקות הראשונות גבוה פי 21 מהסיכוי לתפוס אותו אחרי חצי שעה.

ומה קורה בפועל? זמן התגובה הממוצע בסקטור החינוך וההשכלה נמדד בסביבות 47 שעות. יומיים כמעט. בזמן הזה המתעניין שלכם כבר דיבר עם שתי מכללות אחרות, ואחת מהן קבעה איתו פגישת ייעוץ.

הפער הזה הוא לא בעיה של עצלנות. הוא בעיה של מבנה. הלידים מגיעים כשהקמפיינים רצים, כלומר בערבים ובסופי שבוע, בדיוק כשאין מי שיענה. במכללה שאני עובד איתה, כ-55 אחוז מהלידים נכנסים מחוץ לשעות הפעילות. נתונים מסקטור ההכשרה המקצועית בעולם מראים תמונה דומה: סוף השבוע לבדו מייצר כשליש מהפניות השבועיות, כשהמשרדים סגורים.

הבדיקה הראשונה: מה באמת קרה בספטמבר שעבר

לפני שקונים כלי או מגייסים עוד יועצת, צריך תמונת מצב אמיתית, והיא כבר נמצאת אצלכם במערכת. פתחו את דוח הלידים של ספטמבר-אוקטובר שעבר והצליבו שני נתונים לכל ליד: מתי הוא נכנס ומתי נוצר איתו קשר ראשון בפועל. לא מתי נשלחה הודעה אוטומטית, מתי אדם או מערכת ניהלו איתו שיחה אמיתית.

מהתרגיל הזה עולות בדרך כלל שלוש תגליות. הראשונה, זמן התגובה האמיתי רחוק מאוד ממה שכולם בטוחים שהוא. השנייה, יש שעות ותאריכים שבהם הלידים פשוט נעלמים: ערבי חג, סופי שבוע, הימים שאחרי עלייה חדה בקמפיין. השלישית, קבוצה לא קטנה של לידים מעולם לא קיבלה מענה בכלל, כי הם נכנסו בשיא העומס ונקברו מתחת לפניות חדשות יותר.

עכשיו יש לכם את המספר החשוב ביותר לתכנון העונה: אחוז ההשגה. מתוך כל מי שהשאיר פרטים, עם כמה באמת דיברתם? אצל רוב המוסדות שבודקים את זה בפעם הראשונה, המספר מפתיע לרעה. והוא חשוב יותר מעלות הליד, כי ליד שלא השגתם הוא מאה אחוז הפסד, לא משנה כמה זול הוא היה.

הבדיקה השנייה: מי עונה, על מה, ומתי

אחרי שיש תמונת מצב, השאלה היא איך בנוי המענה עצמו. ברוב המכללות התשובה היא שאדם אחד או שניים עושים הכל: עונים לשאלה על מחיר, מסננים סקרנים, קובעים פגישות, מטפלים בתלמידים קיימים שמתקשרים לאותו מספר. זו חלוקת עבודה שנשברת בדיוק ברגע שהיא הכי נחוצה, כי בעונת השיא כל המשימות האלה מתנפחות יחד.

ההכנה לספטמבר היא הרגע להפריד בין שלוש שכבות של עבודה. יש את השכבה שחוזרת על עצמה במאה אחוז מהשיחות: מה כולל הקורס, מתי מתחיל המחזור, כמה עולה, האם יש תעודה. יש את שכבת הסינון והתיאום: לברר מי המתעניין, מה הרקע שלו, ולקבוע לו פגישה עם הגורם הנכון. ויש את שכבת המכירה עצמה, השיחה שבה יועצת לימודים מבינה אדם ומחברת אותו למסלול. רק השכבה השלישית באמת דורשת את האנשים היקרים שלכם, והיא בדיוק השכבה שנפגעת כשהם טובעים בשתיים הראשונות.

ההפרדה הזאת היא החלטה ניהולית, לא טכנולוגית. קודם מחליטים מה עובר לתסריטים סדורים, מה למערכת אוטומטית ומה נשאר אנושי, ורק אחר כך בוחרים כלים. מי שמתחיל מהכלי מקבל בוט שעונה יפה על שאלות שאף אחד לא שאל.

הבדיקה השלישית: השעות שבהן אתם סגורים והלידים לא

זו הנקודה שבה ההכנה של אוגוסט מייצרת את הפער הגדול ביותר בספטמבר. אם מחצית מהלידים נכנסים בערבים ובסופי שבוע, ומי שעונה ראשון לוקח את הנרשם, אז מוסד שמגיב רק בשעות המשרד מוותר מראש על חלק ניכר מהתקציב שהוא עומד להוציא. הקמפיין עובד עשרים וארבע שעות. המענה לא.

הפתרון לא חייב להיות מוקד לילה. הוא חייב להיות מענה אמיתי ומיידי בערוץ שבו הליד פנה: כזה שעונה על השאלות הנפוצות, אוסף את הפרטים החשובים וקובע נקודת המשך ברורה, שיחה או פגישה למחרת בבוקר. ליד שקיבל בערב מענה ענייני ושעה מתואמת ליום המחרת הוא ליד חם. ליד שקיבל שקט עד ראשון בצהריים הוא ברוב המקרים כבר לא הליד שלכם.

מה שחשוב לוודא זה שהמענה הלילי הזה נבדק לפני העונה, לא במהלכה. תריצו עליו את עשרים השאלות הנפוצות של המתעניינים שלכם, כולל השאלות הלא נעימות על מחיר והחזרים, ותראו איך הוא מתמודד. מערכת שעולה לאוויר בשבוע הראשון של ספטמבר בלי חודש הרצה היא הימור על העונה כולה.

איך יודעים באמצע העונה שזה עובד

מדידה של עונת רישום לא צריכה דשבורד עם עשרים גרפים. ארבעה מספרים מספרים את כל הסיפור:

את הארבעה האלה בודקים פעם בשבוע במהלך העונה, ואם אחד מהם צונח, יודעים בדיוק באיזו שכבה של המערך לחפש את הבעיה.

מי שמודד רק את סוף המשפך, כלומר נרשמים מול תקציב, מגלה את הבעיות בנובמבר, כשכבר אי אפשר לתקן כלום. מי שמודד את תחילת המשפך מגלה אותן ביום שלישי, ומתקן עד יום חמישי.

הצעד המעשי להשבוע הוא אחד: פתחו את דוח הלידים של ספטמבר שעבר, קחו עשרים לידים אקראיים, והשוו חותמת זמן של כניסה מול חותמת זמן של שיחה ראשונה. עשרים שורות באקסל, חצי שעה עבודה, והתשובה לשאלה אם אתם מוכנים לעונה תהיה מול העיניים. זה בדיוק סוג הבדיקה שאנחנו עושים יחד עם מנהלי מכללות בשיחת אבחון של TailorBiz.